Bahamas, Tahiti et … de retour au bureau !

Un commercial, une employée de bureau et un directeur du personnel sortent du bureau à midi et marchent vers un petit restaurant lorsqu’ils trouvent, sur un banc, une vielle lampe à huile… Ils la frottent et un génie s’en échappe. « D’habitude, j’accorde trois souhaits, mais comme vous êtes trois, vous en aurez un chacun ».

L’employée de bureau bouscule les deux autres en gesticulant : « A moi, à moi ! Je veux être sur une plage immaculée des Bahamas, en vacances perpétuelles, sans aucun souci qui pourrait m’empêcher de profiter de la vie ». Et pouf, l’employée de bureau disparaît aussitôt.

Le commercial s’avance à son tour : « A moi, à moi ! Je veux siroter une pina colada sur une plage de Tahiti avec la femme de mes rêves! » Et pouf, le commercial disparaît.

« C’est à toi », dit le génie en regardant le directeur du personnel. « Je veux que ces deux-là soient de retour au bureau après le déjeuner ! ».

 

Cette histoire illustre deux points :

1. Se précipiter pour prendre une décision sans connaitre tous les tenants et aboutissants est une erreur,
2. Quand on est chef et qu’on a une décision à prendre, mieux vaut savoir d’abord ce que les autres en pensent.

Nous allons rappeler ici 11 principes qui paraissent tout à fait élémentaires mais qui sont trop souvent oubliés. Il en résulte des incompréhensions, des quiproquos, des réticences ou des conflits.

Posons le cadre : vous devez animer une réunion pour proposer une modification en emportant l’adhésion de votre équipe. Par exemple : moduler les horaires de travail, réorganiser le fonctionnement du service, réaliser un nouveau projet différent, intégrer des nouveaux membres dans l’équipe, changer de matériel informatique, etc.

Principe de base : si tout le monde veut du changement, personne ne veut changer ! Cela signifie globalement que chacun veut conserver les mêmes habitudes et désire ardemment que ce soit son environnement qui s’adapte à lui.

Quand chacun pense ceci, il est évident que ça débouche sur un couac monumental !

Or, beaucoup de patrons exposent le changement voulu en présentant très rapidement ce qui doit être changé et terminent en lançant : « OK, ça vous va ? ». Non, non, ce n’est pas de la caricature mais vous avez surement déjà vécu cela ou du moins imaginez aisément le brouhaha hostile qui s’installe !

Alors, comment animer efficacement une réunion ?

Voyons cela en quelques points. Sur la forme tout d’abord.

1/ Les règles « basiques » de tenue d’une réunion, très souvent exposées et rappelées, sont encore trop rarement respectées : délai entre la convocation et la réunion, ordre du jour précis, lieu, durée prévue de la réunion, intervention s’aidant de supports clairs, concis et précis, ponctualité, rédaction et diffusion du compte-rendu, etc. Revoyez-les et respectez-les. Ces règles ont fait leurs preuves.

2/ Apprenez la concision : le cerveau humain ne sachant pas retenir plus de 6 ou 7 propositions à la fois, forcez-vous à centrer votre intervention sur les 2 ou 3 points absolument essentiels que chacun doit retenir. Pas plus. Tous les autres points, plus secondaires, seront exposés lors de la séance de questions/réponses.

3/ Quand vous vous exprimez, parlez à votre auditoire et non à la moquette ou en fixant un point imaginaire situé dans un horizon lointain. Chacun, individuellement, doit avoir croisé votre regard. C’est un impératif pour que les gens se sentent concernés. Sinon, ils partent dans leurs rêves ou consultent leur smartphones ; ils ne vous écoutent plus.

4/ Soignez votre débit de parole : trop lent et on s’endort, trop rapide et on ne comprend plus. Modulez le débit et l’intonation, insérez des silences, ayez une gestuelle adaptée, faites preuve d’enthousiasme. En un mot : soyez vivant ! Sinon, votre crédibilité en prend un coup.

Et sur le fond.

5/ Exposez l’objet de la réunion en une phrase (maximum deux). Objectif : pourquoi sommes-nous réunis ?

6/ Exposez les raisons pour lesquelles un changement doit se faire. Là encore, concision et concision : quelles sont les 2 ou 3 raisons essentielles (pas plus !) pour lesquelles il faut changer quelque chose.

7/ Exposez ce qui va changer en articulant votre discours de manière à apporter une réponse à chacune de ces questions : Qui ? Quoi ? Quand ? Combien ? Comment ? Où ? Pourquoi ? Encore une fois, sur chaque point, soyez concis et précis.

8/ Exposez les avantages de ce que vous proposez : avantages pour la structure, pour la direction, pour l’équipe et pour chacun individuellement. On n’a envie de s’engager sur quelque chose que si on en retire un avantage. Ce point est trop souvent bâclé. Vous-même, changeriez-vous quelque chose à votre manière de faire si vous n’y avez aucun bénéfice ?

9/ Faites alors un tour de table. Ne demandez pas : « Vous avez des questions ? ». Les plus timides vont se taire et garder leurs rancœurs ou leurs peurs, les plus téméraires vont gesticuler et peut-être vous désarçonner.

Prenez chaque personne individuellement et à tour de rôle en lui demandant ce qu’elle en pense. Vous pouvez alors répondre à chaque inquiétude et chacun se sent écouté et entendu. C’est indispensable ! Cela prend du temps, c’est vrai mais sachez que vous en gagnez beaucoup dans le futur en évitant toutes les réticences qui ne se seraient pas exprimées.

10/ Écoutez vraiment : Que vous soyez animateur ou participant, écoutez ce que dit votre interlocuteur respectueusement. N’ajoutez rien. Ne supprimez rien. Si des pensées parasites surgissent comme « J’ai déjà entendu ça. », « Mais où veut-il en venir ? », ou « Encore lui avec ses objections. », elles filtrent votre écoute. Transformez-les en filtres utiles, comme « Que vais-je apprendre aujourd’hui ? » ou « Quels sont les bénéfices pour nous ? ». Développez votre niveau d’écoute en faisant preuve d’empathie : mettez-vous à la place de celui qui parle. Quand vous écoutez vraiment, vos neurones miroir fonctionnent à plein régime pour vous identifier à ce que font, disent ou vivent les autres membres du groupe.

11/ Une fois que tout le monde s’est exprimé, votre rôle de patron reprend le dessus. Vous avez l’esprit de synthèse, n’est-ce pas ? Alors :

• Résumez les objections en les regroupant par grands thèmes et exposez les solutions possibles, les amendements envisageables ou … les impossibilités de modifications souhaitées.
• Résumez les points positifs et avantages. Parler des avantages en dernier permet de mieux impacter l’esprit de votre auditoire.
• Prenez soin des conversations pour l’action : des demandes claires (qui, quoi, quand), des promesses à tenir, des engagements explicitement déclarés pour chacun des participants.
• Résumez tout cela et exposez votre prise de décision en n’oubliant pas de remercier toute votre équipe de sa participation et de sa contribution. Finalisez avec un « slogan » positif  de quelques mots : action au présent et bienfait au futur. Par exemple : « Faisons ceci et nous gagnerons cela ! »

Soyez comme un génie qui accorde des souhaits. Cela évite que certains préfèrent aller rêver aux Bahamas ou s’alanguir à Tahiti au lieu de mettre en œuvre votre projet !

D’ailleurs cette situation vous a peut-être fait penser à la mise en place du télétravail pour concilier ce que veulent les employés et les attentes de l’entreprise. Une autre réunion en perspective ? C’est une autre histoire ; un prochain article …

En attendant, vous pouvez approfondir ces notions dans notre guide pratique :

Communiquer ou Mourir