Veuillez au cadrage du contexte quand vous communiquez. Sinon comme dans cette photo votre interlocuteur est hors cadre, il est surpris, prêt à écouter mais peut-être pas dans ses meilleures dispositions. De ce fait vous ne maîtrisez pas du tout ce qui va se passer, surtout du point de vue émotionnel. C’est tout autant vrai si vous êtes parent, entrepreneur, manager ou collaborateur.
Imaginez que vous êtes un cadre salarié dans une entreprise. Si vous l’êtes ou l’avez été c’est encore plus facile. Vous êtes concentré sur un dossier compliqué et le téléphone sonne. Vous décrochez et vous entendez :
« Je vous attends dans mon bureau ». Vous raccrochez le téléphone : le patron vient de vous convoquer. Et vous ne savez pas pourquoi….
Pour peu que vous soyez un tout petit peu anxieux ou stressé, voilà six mots qui mettent en route votre imagination et, comme nous avons souvent une tendance naturelle à envisager le pire, entre la porte de votre bureau et celle de votre patron, vous avez toutes les raisons possibles de redouter cette convocation.
Ouf, il voulait vous féliciter pour votre réussite dans la conduite d’un projet !
Une communication déviée
Cette convocation sans objet défini, nous la connaissons tous. Vous auriez été dans le même état si un tiers vous avait dit : « Monsieur X vous attend dans son bureau ». Selon l’intonation, selon l’importance de ce Monsieur X, vous émotions oscillent entre l’inquiétude et l’agacement. Cela arrive aussi nos vies personnelles et le fameux « Chéri, j’ai à te parler » produit le même effet. Vous-même, quand vous convoquez quelqu’un, comment procédez-vous ?
Bien évidemment, l’intonation est déterminante et vous ne réagirez pas de la même façon si le ton est enjoué ou bien ironique ou encore neutre, voire glacial. Pas toujours facile cependant de trouver le ton juste quand on est pris dans une spirale de mille choses à faire en même temps. Nos excuses sont toutes trouvées : « Faut être efficace », « Pas le temps de mettre les formes », « On est là pour bosser », etc.
Il ne s’agit pas de minauder, juste d’être respectueux de la personne et d’être efficace. Efficace ? Oui parce que amorcer une conversation sans la situer dans un cadre et un contexte revient à mettre quelqu’un face à un inconnu, ce qui se traduit le plus souvent par une position défensive. Et dans cette position là, votre attention est focalisée non pas sur ce qu’on vous dit mais sur les arguments que vous pouvez opposez à l’attaque que vous redoutez.
Il se peut que votre structure connaisse actuellement une situation de crise ou bien que votre relation avec la personne qui vous convoque soit difficile ou que votre positionnement au sein de l’équipe soit sujet à critiques. Quelque soit la raison, il se peut en fait que votre réaction émotionnelle soit forte ; il vous est alors difficile d’écouter et de répondre de manière appropriée. En un mot, vous risquez d’être piégé dans vos réactions.
Renversez la situation. Vous constatez alors que vous essayez de parler à une personne tout en remarquant son absence d’écoute ou en en constatant qu’elle se met immédiatement dans une position défensive. La communication est déviée : elle ne va pas là où vous souhaitiez qu’elle aille.
Créer un cadre
La clé consiste à créer un contexte AVANT de commencer la conversation, c’est-à-dire créer un cadre pour ce que vous avez à dire.
Un cadre prépare la personne à ce qui va lui être communiqué. Résultat, son énergie peut-être focalisée sur ce que vous dites plutôt que sur ce qu’elle redoute.
Il est très simple à mettre en œuvre et se résume souvent à une seule phrase en énonçant Le sujet sur lequel vous voulez communiquer. Ce cadre inclue donc une communication préalable qui peut porter sur :
L’importance de cette communication pour la relation : « Nous allons devoir travailler ensemble sur le dossier X et j’aimerais qu’on prenne le temps de bien définir nos rôles respectifs »
La difficulté et l’inconfort que cela vous procure : « Nous avons des difficultés à communiquer tous les deux et je souhaite que nous trouvions une meilleure entente ».
La manière dont vous souhaiteriez que la conversation soit conduite : « Concernant le problème avec Monsieur X (ou l’implantation de l’usine Y), je souhaite vous présenter d’abord mon point de vue et ensuite que vous m’exposiez le votre »
Le résultat que vous voulez atteindre : « Je souhaite discuter avec vous des résultats qui m’ont été fixés et que j’ai envie de dépasser » ou « Je désire parler avec vous du montant de ma rémunération ».
Ce ne sont là que quelques exemples et à vous de les adapter aux situations rencontrées. Soignez votre intonation (pas d’agressivité !) et faites ressortir un aspect positif de la conversation, non seulement pour vous mais aussi pour votre interlocuteur.
Imaginez : si on vous demande quelque chose, allez-vous vous engager s’il n’y a que l’autre qui en retire un bénéfice et pas vous ? Bien sur, le reste de votre exposé contient tous les arguments en ce sens mais avant de démarrer, pour avoir une véritable attention de l’autre, présentez votre sujet. Si vous convoquez quelqu’un, c’est bien pour un objectif précis, n’est-ce pas ? Alors, dites-le lui tout de suite et placez-le ainsi dans de meilleures dispositions à vous écouter.
Pour prendre une image triviale, c’est comme si vous décidiez de cuisiner une pièce de viande sans demander à vos convives s’ils la préfèrent saignantes ou à point ou s’ils sont végétariens !
Si vous convoquez quelqu’un pour un entretien, précisez lui préalablement le cadre de cet entretien ou faites le d’emblée juste avant de parler. Ne démarrez pas une conversation sans en énoncer le sujet et préparez votre phrase d’introduction. C’est tellement « évident » que beaucoup de personnes l’oublient et « attaquent » immédiatement.
Une exception toutefois dans les contextes où la communication directe est vitale, en cas d’urgences sanitaires, d’opérations militaires, ou pour des questions de sécurité, là où il faut user d’injonctions et d’ordres explicites, votre interlocuteur est là pour agir vite, bien, sans réfléchir : c’est le cas si vous êtes pompier, policier, secouriste, urgentiste, chirurgien … En revanche en entreprise, les demandes formulées sous forme d’ordres ont rarement lieu d’être.
Communiquer, c’est quoi et à quoi ça sert ?
Le verbe « Communiquer » est à la mode mais savez-vous qu’il vient des mots latin : communicare : « mettre ou avoir en commun » et communicatus : « qui est en relation avec ». Communiquer, c’est établir une relation entre un locuteur et un interlocuteur pour transmettre, mettre en commun.
Aussi, le préalable d’une communication consiste à s’interroger : Quel est l’objectif poursuivi ? Quel est le résultat à atteindre ? Si vous communiquez, c’est pour obtenir quoi ? (pour quoi) et pour quelle raison (pourquoi) ?
Ne sabrez donc pas une communication en ayant « bêtement » omis de dire de quoi vous allez parler et quelles raisons vous le faites. Créer le cadre, cela vaut autant pour un entretien en tête à tête que si vous animez une réunion de 200 personnes.
Lorsque vous avez un sujet d’importance à présenter, que ce soit face à une personne ou face à un groupe, prenez le temps de vous y préparez et de travailler sur l’amorce qui très souvent, conditionne infiniment de choses par la suite. Cela vous fera aussi gagner du temps. Si vous avez un doute, si cela ne vous parait pas aisé ou tout simplement si vous avez besoin d’un conseil ou d’être rassuré, n’hésitez à consulter votre coach. Déjà, en lui présentant le contexte, vos idées s’éclairciront. En outre, de par la pertinence des questions qu’il vous posera, vous serez amené à utiliser deux qualités importantes qui feront la différence : la précision et la concision.
Ne faites pas de votre communication un outil de braquage ; faites en un instrument de collaboration constructive !
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Lorsque j’ai dit: « c’est ami me veut du bien » la personne que j’essaie d’aider et partie en colère et elle continue s’en vouloir changer ses pensés négatives en positives. Que dois je faire pour essayer de la faire changer d’avis?
Pourriez-vous clarifier la situation ? et votre rôle dans cette situation ?
Merci Jean-Guy pour l Ȏclairage. Je vais appliquer ces conseils.